Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam đối với các thương nhân. Quy trình hoàn chỉnh bắt buộc phải thực hiện. Việt Luật sẽ tư vấn giúp bạn hiểu về các thủ tục và giấy tờ cần thiết để thành lập văn phòng

Tư vấn MIỄN PHÍ: 0973 826 829 

Từ ngày 20/08/2016 Thông tư số 11/2016/BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bắt đầu có hiệu lực có nhiều quy định mới liên quan đến hồ sơ, thủ tục, hoạt động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam Công ty TNHH Tư Vấn Việt Luật tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục và và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam tạo thành một quy trình chuẩn chỉ như sau:

1. Chuẩn bị trước khi thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam:

• Các cá nhân, thương nhân nước ngoài bắt buộc phải đạt điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. (Chi tiết các điều kiện XEM TẠI ĐÂY).
• Hiểu rõ pháp luật Việt Nam về thành lập Văn phòng đại diện.

2. Chuẩn bị hồ sơ:

• Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận.
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài.
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
  Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản).
• Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

3. Dịch công chứng và hợp thức hóa lãnh sự:

Thương nhân nước ngoài cần dịch các tài liệu từ tiếng bản xứ sang tiếng Việt và được công chứng để bổ sung hồ sơ. Các tài liệu cần dịch thuật bao gồm:

• Tài liệu cần hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng: Giấy đăng ký kinh doanh.
• Tài cần dịch ra Tiếng Việt và công chứng:
  • Hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
  • Điều lệ công ty.
  • Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất.

Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ. Trường hợp công ty không có dấu phải hợp pháp hoá lãnh sự hồ sơ.

4. Công bố thông tin văn phòng đại diện tại Việt Nam:

Nội dung công bố thông tin như sau:

• Tên, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện.
• Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài.
• Người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép.
• Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện.
• Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Thời hạn công bố: 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình.

Sau khi công bố, thương nhân cần thực hiện các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. (Xem chi tiết)

Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

• Mẫu báo cáo: theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
• Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.